Assinatura Digital Qualificada
O Decreto-Lei Nº 28/2019, procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.
Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital.
O QUE É UMA ASSINATURA ELETRÓNICA QUALIFICADA? – Através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, posto no documento, garante o seu valor probatório, tornando-o legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.
QUE DOCUMENTOS DEVEM SER ASSINADOS? – A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE UMA ASSINATURA DIGITAL E UM SELO ELETRÓNICO? – Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.
O QUE É UMA FATURA ELETRÓNICA? – Para efeitos legais, uma fatura eletrónica é um documento emitido por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT), em formato eletrónico, em que é apostada uma assinatura digital. Pode existir em formato PDF ou XML.
O formato XML (ou outros formatos estruturados no âmbito de EDI) é um formato que têm como objetivo a emissão e receção automatizadas num circuito de faturação eletrónica. Um dos exemplos atualmente mais falados, é a norma CIUS-PT, que define a estrutura para a faturação à Administração Pública.
PORQUÊ E QUANDO UM CERTIFICADO QUALIFICADO? – Os números 2 e 3 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 62/2003, que altera o Decreto-Lei n.º 290-D/99, aprovaram o regime jurídico dos documentos eletrónicos e da assinatura digital com certificado qualificado.
Além dos requisitos já mencionados para tornar o documento eletrónico fiscalmente válido, existe ainda a importância de conferir a força probatória ao documento para todos os efeitos legais. Ou seja, uma fatura em PDF ou XML necessita de uma assinatura qualificada para ser considerada válida e original, provando quem é a empresa ou pessoa que a emitiu – como se fosse uma fatura em papel emitida de acordo com a lei –, sendo este um fator essencial num contexto judicial, em que a empresa necessite de fazer essa prova.
Resumindo, para que uma fatura eletrónica seja legalmente válida para todos os efeitos com valor probatório, tem de ter assinatura qualificada. Sem uma assinatura qualificada ou selo qualificado, o valor probatório dos documentos eletrónicos estará sempre sujeito a apreciação nos termos gerais de direito, como indicado no número 5 do artigo 3º do Decreto-Lei n.º 62/2003, já anteriormente mencionado.
Para saber mais pode consultar o Decreto-Lei n.º 28/2019.
Fonte: Portal do Governo