Clientes

Manual Clientes

CLIENTES

1 – Manutenção:

1.1 – Criação de Tabelas

1.2 – Clientes

2 – Documentos:

2.1 – Faturas

2.2 – Acertos

2.3 – Recibos

3 – Movimentação de Mercadorias:

3.1 – Documentos de Transporte

3.2 – Consignações

4 – Outros Documentos:

4.1 – Propostas

4.2 – Encomendas

5 – Contratos e Avenças

6 – Débito Direto

7 – Comprovativo Recebimento

A Gestão comercial está subdividido por módulos que permitem ao utilizador gerir o seu negócio. Neste manual é apresentado o módulo de Clientes completo, existindo funções opcionais, consoante o licenciamento adquirido.

1 – Manutenção

1.1 – Criação de Tabelas

A primeira tarefa a executar para poder criar clientes é definir nas tabelas apresentadas em baixo toda a informação necessária para o preenchimento da ficha de cada um dos clientes.

No menu inicial ir à aba “Clientes” -> “Clientes” -> “Tabelas”:

• Condições de pagamento: Permite criar, editar, apagar e imprimir as diferentes condições de pagamento a utilizar em cada cliente;

• Zonas: Esta tabela permite criar zonas e sub-zonas, de modo a identificar e definir os diferentes clientes por zonas;

• Actividades: Permite criar as diferentes actividades que os clientes operam;

• Grupos: Permite definir grupos e sub-grupos de clientes, de modo a possibilitar agrupar clientes, segundo qualquer constante;

• Vendedores: Esta tabela permite definir os vendedores em operação;

• Expedição: Esta tabela permite definir as diferentes formas de expedição a utilizar;

• Descontos: Esta tabela permite definir diferentes descontos por cliente/produto;

• Prefixos: Permite criar os diferentes prefixos a utilizar;

• Moedas e câmbios: Esta tabela permite definir a moeda e o câmbio a utilizar na faturação de cada cliente;

1.2 – Clientes

Este separador apresenta diferentes funcionalidades no separador inicial “Clientes”

Nas Opções:

• Novo: Esta função permite adicionar os clientes através do preenchimento da sua ficha;

Após o preenchimento de toda a informação relevante -> “Gravar”

Ao colocar “visto” em “Dados Pessoais”, o Octa Gest permite, após gravar a ficha do cliente, imprimir/emitir o consentimento por parte do titular dos dados, de modo a garantir ao cliente que os dados que o mesmo acabou de fornecer estão seguros. A declaração de consentimento é criada na categoria “Utilitários”

• Editar: Esta função permite editar a ficha do cliente;
• Apagar: Permite apagar um cliente que não tenha movimentos;
• Campos Extra: Permite inserir campos extra à informação de cada cliente;
• Movimentos: Para aceder a função de movimentos é necessário ter o módulo de Contabilidade. Esta função permite observar os movimentos contabilísticos;

Procura: Permite procurar em toda a lista de clientes. Esta função pode ser acedida através do atalho CRTL+F.

Em Consultas:

• Movimentos: Ao selecionar um cliente, esta função permite obter os movimentos na conta corrente desse cliente.

• Em Dívida: Ao selecionar um cliente, esta função permite obter os movimentos que se encontrem em divida desse cliente.

• Artigos: Ao selecionar um cliente, esta função permite obter os movimentos de artigos adquiridos ou devolvidos por esse cliente.

Em Listagem: Várias funções que permitem retirar uma variedade de listagens relacionadas com os clientes.

Em RGPD:

• Log RGPD: permite visualizar o registo de acessos aos dados de um cliente.
• Consentimento: após a criação de uma ficha de cliente, permite emitir um consentimento por parte do titular dos dados, na criação da ficha de cliente (Como explicado a cima)

2 – Documentos

2.1 – Faturas

A primeira tarefa a realizar antes de criar uma fatura, é definir em “Tabelas” as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de fatura existente.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Faturas de Clientes”:

Em Opções:

• Novo: Permite criar faturas, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Novo Doc Venda”;

Neste separador, comece por indicar o tipo de série a utilizar e o cliente a faturar. Ao selecionar o cliente, o campo das “Definições” é automaticamente preenchido com a informação inserida na criação da ficha do cliente. Em “Conteúdo” selecciona o artigo ou serviço, a respetiva quantidade e o preço. Ao selecionar o artigo a faturar, o Octa Gest indica quais as existências deste em armazém.

Se o utilizador pretender emitir uma fatura de adiantamento, indique uma série de documento fatura-recibo e selecione o ícone “Adiantamento”. É aberta uma janela onde confirme se o código de artigo é de adiantamento, indique o valor incidente e o código de Iva -> “Confirmar”

Após inserir o conteúdo da fatura -> “Terminar Documento”.

Ao terminar documento abre janela “Impressão de Documentos” que permite pré-visualizar o documento, imprimir e enviar diretamente por Email. A aba “Impressoras” permite selecionar a impressora a imprimir. A aba “Modelos” permite a edição do modelo de fatura (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Documento de Venda de Clientes”

No separador inicial, “Documentos de Venda de Clientes”, o Octa Gest apresenta um quadro com uma organização simplificada e objetiva na consulta de faturas, separando-as por abas segundo o seu tipo: “Em Execução”, “Emitidas”, “Anuladas” e “Todas”.

• Editar: Ao selecionar uma fatura “Em Execução” permite editar, segundo o mesmo método que “Novo”;
• Apagar: Ao selecionar uma fatura “Em Execução” permite apagar.

Em Movimentar:

• Duplicar: Ao selecionar uma fatura permite duplicar;
• Anular: Permite anular uma fatura já emitida;
• Nota de Crédito: Ao selecionar uma fatura permite criar uma Nota de crédito pela totalidade dessa fatura, posteriormente é necessário ir a “Acertos” terminá-la. No entanto para fazer Nota de Crédito de forma individualizada, para acertar preços ou quantidades de um artigo, apenas é possível no separador “Acertos”;
• Modo Pagamento: Permite alterar e visualizar o modo de pagamento de uma fatura selecionada
• Abater Adiantamento: Ao selecionar uma fatura de adiantamento permite ao utilizador abater o adiantamento do cliente.

Em Impressão:

• Impressão: seleciona a fatura e ao clicar abre janela “Impressão de Documentos” para impressão;
• Mapa de Faturação: abre nova janela onde permite acesso a um resumo da faturação num determinado período de tempo;
• Mapas IVA: abre nova janela onde permite acesso a um resumo de IVA de um determinado período de tempo;
• Retenções de IRS: abre nova janela onde permite acesso a um resumo de retenções feitas de IRS num determinado período de tempo.

Em Consultas:

• Rastreio: Ao selecionar uma fatura, esta função apresenta todos os documentos que estão relacionados com essa fatura.;
• Consulta Linhas: permite consultar as linhas de documentos entre datas e estados de fatura.;
• Rentabilidade: Ao selecionar uma fatura, apresenta a rentabilidade que obteve com a fatura.;

O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os documentos de compra directamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tiver o módulo de Contabilidade)

A função “Integrar” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver lançamento” observar o lançamento.

2.2 – Acertos

A primeira tarefa a realizar antes de criar uma Nota de Crédito ou de Débito, é definir em “Tabelas” as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de acertos existentes.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Acerto de Vendas”:

Em Opções:

• Novo: Permite criar documentos de acerto de vendas, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Novo Acerto Venda”;

Neste separador é criado o documento de acerto, comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o cliente a fazer o acerto. Ao selecionar o cliente, a aba das “Definições” fica automaticamente preenchida com a informação apresentada na criação da ficha do cliente. No “Conteúdo”, seleciona o conteúdo do acerto. Para adicionar o conteúdo, é necessário adicionar uma Linha -> “Nova Linha”

Ao adicionar a linha, é necessário seleccionar o documento e o item a rectificar. De seguida, a quantidade e/ou o valor. Ao indicar a quantidade de produto a retificar, é automaticamente apresentado o valor desse produto, mas caso não se alterem as quantidades, é possível retificar a fatura apenas por valor.

É importante referir que para rectificações de IVA, não é necessário indicar o item, basta colocar a taxa de IVA e o valor de IVA a rectificar.

Por fim, enunciar o motivo da rectificação. Os campos seleccionados a preto são os dados que constam no documento a rectificar, indicando o valor total do documento, a quantidade total do artigo no documento e o valor incidente total desse artigo. Após inserir os dados -> “Confirmar”

Após confirmar, a linha com o artigo é inserida. Para adicionar outra retificação de outro artigo, basta repetir a acção. Se a retificação tiver concluída -> “Terminar Documento”.

Ao terminar documento abre a janela “Impressão de Documentos” que permite pré-visualizar o documento, imprimir e enviar diretamente por Email. A aba “Impressoras” permite selecionar a impressora a imprimir. A aba “Modelos” permite a edição do modelo de fatura (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Documento de acerto vendas”

No separador inicial, “Documentos de Acerto de Vendas”, o Octa Gest apresenta um quadro com uma organização simplificada e objetiva na consulta dos acertos, separando-as por abas segundo o seu tipo: “Em Execução”, “Emitidos”, “Anulados” e “Todos”.

• Editar: Ao selecionar um documento “Em Execução” permite editar, segundo o mesmo método que “Novo”;
• Consultar: Ao selecionar um documento “Emitido” ou “Anulado” permite consultá-lo;
• Apagar: Ao selecionar um documento de acerto “Em Execução” permite apagar.

Em Impressão:

• Impressão: Seleciona um documento e ao clicar abre janela “Impressão de Documentos” para impressão;

Em Movimentar:

• Anular: Permite anular um documento de acerto já emitido;
• Salda Documento: Ao selecionar um documento de acerto “Emitido” permite que este seja automaticamente saldado, devolvendo o dinheiro ao cliente. Ao saldar o documento apenas tem que enunciar qual o modo de pagamento;
• Modo Pagamento: Após a utilização da função “Salda Documento” permite alterar e visualizar o modo de pagamento efetuado no documento seleccionado

O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os documentos de acerto directamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tiver o módulo de Contabilidade)

A função “Integrar” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver lançamento” observar o lançamento.

2.3 – Recibos

A primeira tarefa a executar antes de emitir um recibo é definir nas tabelas a série a utilizar para cada um dos tipos de recibos existentes.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Recibos de Clientes”:

Novo: Permite criar Recibos, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Recibo”;

Neste separador é emitido o recibo, comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o cliente a fazer o recibo. Ao selecionar o cliente, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação apresentada na criação da ficha do cliente. No “Conteúdo”, são apresentadas todas as faturas em divida desse cliente. Na coluna “valor abater”, pode inserir manualmente o valor abater ou através da tecla Insert do teclado inserir o valor total a abater da fatura seleccionada. Ao inserir o valor e clicar no “Enter”, o valor será apresentado na tabela dos totais.

Após inserir todos os valores a abater -> “Terminar Documento”

Ao terminar o documento abre a janela “Modos de pagamento”, indique o modo de pagamento por parte do cliente. Se o modo de pagamento foi realizado pelo valor total, basta selecionar o modo e “Confirma”. Se o valor a receber foi feito de forma repartida é necessário inserir o valor na linha do modo de recebimento, e posteriormente “Confirma”.

Assim que terminar o documento abre a janela “Impressão de Documentos” que permite pré-visualizar, imprimir ou enviar diretamente por email o documento. Na aba “Impressoras” pode selecionar a impressora a imprimir. Na aba “Modelos” permite a edição do modelo de recibos (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Recibos de Clientes”

Consultar: Ao selecionar um documento “Emitido” ou “Anulado” permite consultá-lo;

Impressão: Seleciona um documento e ao clicar abre janela “Impressão de Documentos” para impressão;

Em Movimentar:

• Anular: Permite anular um recibo já emitido;
• Modo Pagamento: Permite visualizar ou alterar o modo de pagamento realizado pelo cliente de um recibo “Emitido” seleccionado.

O “Mapa de Recibos” permite visualizar ou mesmo imprimir uma lista de recibos entre datas.

O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os recibos diretamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tiver o módulo de Contabilidade)

A função “Integrar” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver lançamento” observar o lançamento.

3 – Movimentação de Mercadorias

3.1 – Documentos de Transporte

A primeira tarefa a realizar antes de criar um documento de transporte, é definir nas tabelas a “Série de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de guias existentes.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Documentos de Transporte de Clientes”:

Nas Opções:

• Novo: Permite criar documentos de transporte, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Novo Doc Transporte”;

Neste separador é criada a guia de transporte, comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o cliente a movimentar a mercadoria. Ao seleccionar o cliente, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação apresentada na criação da ficha do cliente. No caso da guia de transporte seja relativa a uma obra, é necessário indicar qual a obra ao indicar o cliente. Ao seleccionar a obra apenas irão aparecer as obras relacionadas com aquele cliente. No “Conteúdo”, selecione o artigo ou serviço, a quantidade e o preço. Assim que seleccionar o artigo a transportar o Octa Gest indica quais as existências do mesmo em armazém.;

Após inserir o conteúdo do documento de transporte -> “Terminar documento”

Ao terminar o documento abre uma janela, (como na imagem a cima), para indicar a data de carga e de descarga da mercadoria e a matrícula do veiculo que irá transportar. Após inserir a informação -> “Confirmar”.

O separador inicial, apresenta a seguinte distribuição: “Em execução” , “Emitidos Pendentes” , “Emitidos e Resolvidos”, “Anulados” e “Todos”.

• Editar: Permite editar as guias que se encontrem em “Em execução”
• Apagar: Permite apagar documentos que se encontrem por terminar, ou seja, “Em execução”
• Consultar: Ao selecionar uma guia emitida permite consultá-la.

Nas Listagens:

• Impressão: Permite pré-visualizar ou imprimir uma guia de transporte emitida
• Listagem: Permite pré-visulizar ou imprimir uma listagem entres datas das guias de transporte dentro do estado selecionado.

Em movimentar:

• Anular: Permite anular uma guia de transporte emitida
• Duplicar: Permite duplicar uma guia de transporte.

Rastreio: Esta função, ao selecionar uma guia de transporte apresenta todos os documentos relacionados com a guia.

O Octa Gest apresenta quatro tipos de guias de movimentação: Guia de Remessa, Guia de transporte, Guia de Consignação e a Guia de Ativos.

“Emitidas e Pendentes”, é onde encontra as guias por faturar aos clientes.

Cada uma destas guias apresenta uma forma diferente de movimentar.

Guia de transporte: Para converter uma guia de transporte em fatura de venda ao cliente, ao selecionar uma guia de transporte -> “Converter G. Transporte”

Ao confirmar a conversão da guia, esta é faturada. A fatura de venda é criada na funcionalidade de “Faturas”, com estado “Em execução”, para a posteriormente concluir -> Automaticamente a guia de transporte passa para o estado “Emitidos e Resolvidos”

Guia de Remessa: Para converter uma guia de Remessa em fatura de venda ao cliente, ao selecionar uma guia de Remessa -> “Converter G. Remessa”

Para converter a guia de remessa, abre uma janela de conversão, seleccione a guia de remessa pretendida -> “Converter”. Após isso abre uma outra janela de confirmação. O processo de seguida procedesse de igual forma ao de uma guia de transporte, na funcionalidade “Faturas” termina a fatura relativa a guia que acabou de converter -> Automaticamente a guia de remessa passa para o estado “Emitidos e Resolvidos”

Guia Consignação: Para converter uma guia de consignação em fatura, ao selecionar uma guia de consignação -> “Converter G. Consignação”

Para converter a guia de consignação em fatura de consignação, seleciona a guia -> “Faturar Documento”, é aberta uma nova janela “Edição de Consignação”, indique a série a utilizar, confirme os dados em “Definições” e “Conteúdo” -> “Terminar Documento” – A fatura à consignação foi criada. A guia de consignação passa para o estado “Emitidos e Resolvidos”.

É importante referir que as guias de transporte emitidas para as obras, automaticamente aparecerão no estado “Emitidos e Resolvidos”, dado que estas guias serão faturadas posteriormente directamente no módulo das Obras – (Manual Artigos).

3.2 – Consignações

A primeira tarefa a realizar antes de criar um documento de consignação, é definir em tabelas a “Séries Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de documentos de consignação.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Consignação a Clientes”:

Nas Opções:

• Novo: Permite criar documentos de consignação, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Edição de Consignação”;

Comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o cliente a quem se destina o documento. Ao selecionar o cliente, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do cliente. No “Conteúdo”, indique o artigo ou serviço, a quantidade e o preço.

Após inserir o conteúdo do documento -> “Terminar documento”

Se “Sair” o documento irá aparecer no separador “Em execução” para que o possa terminar mais tarde. Se “Terminar documento” irá aparecer no separador “Pendentes”.

• Editar: Permite editar os documentos de consignação que se encontrem em “Em execução”;
• Apagar: Permite apagar documentos que se encontrem por terminar, ou seja, “Em execução”;
• Consultar: Ao selecionar um documento de consignação emitido permite consultá-lo.

Impressão:

• Impressão: Permite pré-visualizar ou imprimir uma um documento de consignação emitido;
• Listagem Consignação: Permite pré-visulizar ou imprimir uma listagem entres datas dos documentos de consignação emitidos independentemente do seu estado;
• Consignações Pendentes: Permite pré-visulizar ou imprimir uma listagem definindo a ordem com todas os documentos de consignação emitidos que se encontrem em “Pendentes”.

Movimentar:

• Anular: Permite anular documentos de consignação que se encontrem emitidos;
• Duplicar: Esta função permite duplicar documentos de consignação ao invés de criar de novo;
• Ops: Permite ao seleccionar um documento de consignação anulado passa-lo para “Pendentes” para possibilitar a sua emissão, não sendo necessário refazer todo o processo de um novo documento. Esta função anula a ação de “Anular”

A função “Faturar Guias” permite faturar guias de transporte à consignação. No ponto 3.1 – Transporte, é explicado que ao selecionar uma guia é possível “Converter G. Consignação” que remete diretamente para esta função.

Selecione o ícone “Faturar Guias”. De seguida comece por indicar até à data que pretende que as guias sejam faturadas. Pode faturar todas as guias -> “Faturar Todas” ou selecionar uma a uma das que deseja faturar -> “Faturar Documento”

Independentemente da função que optar para a faturação das guias, abre uma janela de confirmação -> “Sim”

Ao confirmar, abre a janela “Edição de consignação”. Comece por seleccionar a série a utilizar na faturação da guia e confirme se a informação descrita da guia está correta -> “Terminar documento”. A fatura da consignação fica no estado “Satisfeitas” e automaticamente a guia à consignação passa de “Emitidos Pendentes” para “Emitidos e Resolvidos”.

Para converter um documento de Consignação que se encontre em “Pendentes” para “Satisfeitas”, pode utilizar a função de “Debitar” ou de “Crédito”.

Para Debitar: Selecione um documento “Pendente”-> “Debitar”, abre uma nova janela “Seleção de itens”, onde seleciona o cliente a debitar. De seguida aparecer a lista das faturas de consignação com os respetivos artigos pendentes desse cliente, selecciona os artigos a debitar -> “Debitar Item”, caso seja necessário debitar todos os artigos -> “Debitar tudo”. Após selecionar os artigos a debitar -> “Fazer Doc Venda”, abre uma nova janela de confirmação.

Ao confirmar, abre uma nova janela “Editar doc venda”, seleccione a série a utilizar, confirme os valores a debitar e a fatura de venda está concluída -> “Terminar documento”

A fatura de consignação após ter sido debitada ao cliente, passa para “Satisfeitas”.

O “Crédito” apresenta a mesma metodologia que “Debitar”, a diferença é que não está a faturar mas sim a realizar um acerto.

Para Creditar: Selecione um documento “Pedente” -> “Crédito”, abre uma nova janela “Seleção de itens”, onde indica o cliente a fazer o documento de crédito e o artigo a creditar -> “Creditar item”. Após selecionar os itens a creditar -> “Fazer doc Crédito”

Ao confirmar, abre uma nova janela “Nota Crédito de Consignação”, selecione a série a utilizar e termina a nota de crédito -> “Terminar Documento”

A fatura de consignação e a nota de crédito de consignação a que deu origem, automaticamente passam para o separador de “Satisfeitas”.

O “Rastrear” é a função que permite ao selecionar um documento visualizar todos os documentos relacionados com esse determinado documento.

4 – Outros Documentos

4.1 – Propostas

A primeira tarefa a realizar antes de criar uma proposta, é definir em tabelas a “Série Documentos” a utilizar.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Propostas de Venda”:

Nas Opções:

• Novo: Permite criar propostas de venda, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Nova Proposta”;

Comece por enunciar a série a utilizar e o cliente a propor a venda. Ao selecionar o cliente, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi referida na criação da ficha do cliente. No “Conteúdo”, selecione o artigo ou serviço, a quantidade e o preço a propor.

No campo “Resumo” pode preencher com informação complementar relativa à proposta.

Após inserir todo o conteúdo para a realização da proposta -> “Terminar documento”

Ao terminar o documento volta para o separador inicial. Se ao invés de terminar a proposta tenha selecionado ícone “Sair” a proposta encontra-se no estado “Em execução” para a poder terminar. Se a tiver terminado por completo irá ficar pendente “Em curso”.

• Editar: Permite editar as propostas que se encontrem em “Em execução”;
• Apagar: Permite apagar propostas que se encontrem por terminar, ou seja, “Em execução”;
• Consultar: Ao selecionar uma proposta emitida permite consultá-la.

Listagem:

• Impressão: Permite pré-visualizar ou imprimir uma propostas de venda emitida;

Em movimentar:

• Ajudicar: Assim que uma proposta que se encontra “Em curso” seja aceite pelo cliente, ao selecionar a proposta pode “Adjudicar”. Ao adjudicar a proposta passa automaticamente para o estado “Adjudicadas”;
• Perdida: Uma proposta que se encontre “Em curso” que não seja aceite pelo cliente, pode dá-la como “Perdida”. Ao considerar a proposta como perdida automaticamente pode encontrá-lo no estado “Perdidas”;
• Duplicar: Ao selecionar uma proposta permite duplicá-la;
• Anular: Permite anular uma proposta emitida;
• Ops: Permite ao selecionar uma proposta anulada passa-la para “Em curso”. Esta função anula a ação de “Anular”.

Quando uma proposta é adjudicada, o Octa Gest permite que opte por uma destas funções para poder movimentar a proposta aceite pelo cliente:

• “Criar Encomenda” – remete ao ponto 4.2
• “Criar Venda” – remete ao ponto 2.1
• “Criar Doc Transporte” – remete ao ponto 3.1
• “Obra” – remete ao manual de Artigo -> obra

“Follow up”, é uma expressão inglesa que significa acompanhar ou fazer o acompanhamento.

Ao selecionar uma proposta que se encontre no estado “Em curso” permite gerir o acompanhamento até dá-la como adjudicada ou perdida, clique no ícone abre uma nova janela “Followup de Propostas”.

O nome do contacto, email e o telefone são campos que automaticamente já vem preenchidos com base no que enunciou na ficha do cliente. A data por defeito é a do dia. Comece por indicar uma descrição, o meio de comunicação a utilizar e nas observações indique o que achar relevante. Por fim, ao contactar o cliente indique em decisão o ponto de situação da proposta. Se a proposta ficar a “Aguardar” decisão do cliente, mantém-se “Em curso”. Se a decisão seja “Perdida”, automaticamente a proposta passa para o estado “Perdidas”. Se a decisão seja “Ajudicar” a proposta passa para “Adjudicadas”. Na posição pipeline, permite indicar qual a importância da proposta;

No separador inicial “Proposta de Venda” no quadro (Follow up) do lado direito pode encontrar o histório dos pontos de situação da proposta selecionada, caso utilize a função para acompanhamento da proposta.

Em consultas:

• Rastreio: Permite ao selecionar uma proposta visualizar todos os documentos relacionados com esse documento;
• Rentabilidade: Ao selecionar uma proposta emitida permite consultar a rentabilidade da mesma.

4.2 – Encomendas

A primeira tarefa a realizar antes de criar uma encomenda, é definir em tabelas a “Séries Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de encomendas.

Na aba “Tabelas”:

Na aba “Encomendas de Clientes”:

Nas Opções:

• Novo: Permite criar encomendas de clientes, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Nova Encomenda”;

Comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o cliente que efetou a encomenda. Ao selecionar o cliente, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi apresentada na criação da ficha do cliente. No “Conteúdo”, selecione o artigo ou serviço, a quantidade e o preço.

Após finalizar a encomenda ->”Terminar documento”

Ao terminar o documento volta para o separador inicial. Se ao invés de terminar a proposta tenha selecionado ícone “Sair” a encomenda encontra-se no estado “Em execução” para a poder terminar. Se a tiver terminado por completo irá ficar pendente “Pendentes”.

• Editar: Permite editar as encomendas que se encontrem em “Em execução”;
• Apagar: Permite apagar as encomendas que se encontrem por terminar, ou seja, “Em execução”;
• Consultar: Ao selecionar uma encomenda emitida permite consultá-la.

Em movimentar:

• Anular: Permite anular encomendas emitidas;
• Duplicar: Permite ao selecionar uma encomenda duplicá-la;
• Ops: Ao selecionar uma encomenda anulada permite passa-la para “Pendentes”. Esta função anula a ação de “Anular”.

Assim que uma encomenda é realizada é movimentada de “Pendentes” para “Satisfeitas”, essa ação pode ser através da função “Entregar” ou “Considerada feita”.

Ao selecionar a nota de encomenda do cliente -> “Entregar“, abre um novo separador “Entrega de Encomenda”. É possível entregar item a item, ou entregar todos os itens da nota de encomenda ou cancelar essas entregas. Ao entregar item, esse item aparece com um visto de “OK”. Assim que estiver “OK”, permite emitir um documento de transporte relacionado com a encomenda ou diretamente um documento de venda ao cliente respeitante a nota de encomenda. Se “Sair” a encomenda continuará como “Pendente”.

Ao selecionar a nota de encomenda pendente -> “Considera Satisfeita“

Ao confirmar, a encomenda fica satisfeita, passando para o estado “Satisfeitas”

Listagens:

• Impressão: Permite pré-visualizar ou imprimir uma encomenda emitida selecionada;
• Mapa de Encomendas: Permite pré-viualizar ou imprimir uma lista entre datas com as encomendas emitidas independentemente do seu estado;
• Encomendas Pendentes: Permite pré-visualizar ou imprimir uma listagem das encomendas que se encontrem “Pendentes”.

Consultas:

• Rastreio: Ao selecionar uma nota de encomenda permite visualizar os documentos relacionados com essa encomenda;
• Rentabilidade: Ao selecionar uma nota de encomenda apresenta uma previsão da percentagem de rentabilidade expectável de obter com aquela encomenda de mercadoria.

5 – Contratos e Avenças

A primeira tarefa a realizar antes de criar um contrato de avenças ou quotas, é definir em tabelas a “Tabela Contratos”, com os diferentes contratos que possa ter.

Nas Opções:

• Novo: Permite criar um contrato de avença ou quota, ao clicar o Octa Gest abre uma nova janela “Contrato de avença ou quota”;

Comece por selecionar a tabela de contrato, (Criada em Tabelas) e o cliente. Caso queira associar mais do que um cliente ao contrato, ao selecionar o “…”, é aberta a janela para selecionar os vários clientes. Dê uma referência ao contrato. De seguida selecione a forma de processar o contrato e a periocidade do mesmo. Na aba “Datas” indique a data de inicio e do ultimo processamento, sendo a data do próximo processamento dada automaticamente com base na periocidade. -> “Gravar”

Após a criação dos contratos estes irão aparecer no painel inicial da aba, em “Avenças” ou “Quotas“, consoante o tipo de contrato.

• Editar: Permite editar os contratos;
• Apagar: Permite apagar contratos;
• Previsão: Permite pré-visualizar ou imprimir a lista de contratos.

Se no modo de débito definido de um contrato for manual, para processar o contrato -> “Processamento manual”

Ao selecionar abre a janela “Processar Contrato”, confirme os dados a processar e indique a séria a utilizar para faturar a avença ou a quota do contrato -> “Processar”. O contrato foi processado. A fatura encontra-se por assinar, em “Em execução” nos Documentos – Faturas (ponto 2.1)

Se o modo de Débito for automático -> “Processamento automático”

Ao selecionar abre a janela “Processar”, no quadro dos “Contratos incluídos” encontram-se os clientes/contratos ainda não processados, que estão dentro da data limite, selecione a série a utilizar para faturar e confirme a data a constar no documento -> “Processar”. O contrato foi processado. A fatura encontra-se por assinar, em “Em execução” nos Documentos – Faturas (ponto 2.1)

Os contratos que se encontram no quadro “Contratos excluídos”, são os contratos que à data limite se encontram excluídos do processamento.

6 – Débitos Diretos

A função permite gerar o ficheiro a enviar ao banco para cobrança dos documentos por débito direto. Comece pelas autorizações dos clientes.

Ao selecionar o ícone “Autorizações” é aberta a aba “Autorizações Déb. Diretos”.

Nas opções, ao selecionar “Novo” é aberta a janela “Ficha de Autorizações”, onde comece por indicar a data da autorização e uma referência à autorização. De seguida no campo “Banco (Devedor)” selecione o banco a onde quer receber o valor a debitar ao cliente. Selecione o cliente, a identificação do devedor e o IBAN do mesmo. Indique o tipo de contrato de débito e o código do motivo da cobrança -> “Gravar”.

Ao gravar a autorização é adicionada á lista de autorizações. Ao voltar à aba de “Débitos Diretos”, selecione o ícone “Seleção Documentos” par adicionar os documentos à autorização dos clientes criada.

Indique a data dos documentos a procurar dos respetivos clientes a quem foram criados autorizações. Selecione os documentos -> “Aplicar”. Os documentos foram aplicados à autorização do respetivo cliente no painel da aba “Débitos Diretos”.

Para enviar o ficheiro sepa ao banco comece por selecionar o ícone. Confirme a pasta a onde o ficheiro será posto -> “Confirmar”. O ficheiro foi exportado.

Á medida que o valor dos débitos começam a entrar na conta, a função “Receção Pagto” permite ao utilizador emitir os recibos aos clientes dos respetivos pagamentos realizados por débito direto.

Ao selecionar o ícone é aberta a janela “Receção de pagamentos”, na aba pendentes selecione as faturas a emitir o recibo -> “Recibo”. Ao confirmar a emissão é aberta a janela de “Impressão de Recibos” que lhe permite imprimir ou pré-visualizar o recibo. A fatura passou para a aba “Pagos”.

7 – Comprovativo Recebimento

A função de comprovativos de Recebimento, permite gerar recibos de donativos. As entidades que recebem doações, necessitam de passar um documento refente ao recebimento do mesmo, quer seja em espécie ou em numerário.

Para adicionar um comprovativo de recebimento -> Novo:

Comece por indicar a data do recebimento e dê uma descrição ao mesmo. De seguida preencha com os dados da entidade que lhe fez a donativo e indique o valor do mesmo no respetivo campo. Ao confirmar o comprovativo é emitida e é aberta a janela de impressão.

Ao selecionar um comprovativo de recebimento da lista pode duplicá-lo para gerar outro comprovativo a outra entidade. Pode anular um comprovativo já emitido. E através do ícone de impressão, pode pré-visualizar e posteriormente imprimir o comprovativo de recebimento selecionado.